myOffice v prevádzke

Malá firma nepotrebuje program na účtovníctvo, druhý na fakturáciu, tretí na mzdy a k tomu Excel na zvyšok. Potrebuje jedno miesto, kde na seba veci nadväzujú. Presne tak je myOffice postavené: každý údaj sa zadáva raz a ďalej sa už len použije.

Obchod a klienti. Dopyt z webu, cenová ponuka, po odsúhlasení projekt s fázami, úlohami a tímom. K tomu evidencia firiem a kontaktov, zmluvy so strážením výpovedných lehôt a dokumenty v priečinkoch podľa firiem — vrátane elektronického podpisu priamo v aplikácii.

Práca a čas. Úlohy, výkaz práce so stopkami, vyťaženie tímu a rozpočet projektu. Odpracované hodiny sa jedným krokom preklopia do faktúry. Spolupracovníkom na živnosť sa sleduje mesačný strop, takže je vidieť, koľko ešte môžu odrobiť.

Fakturácia a banka. Vydané faktúry viacjazyčne a vo viacerých menách, prijaté faktúry so schvaľovaním, predfaktúry, pravidelná fakturácia a upomienky. Banka načíta výpis alebo sa napojí priamo na účet; platba si podľa variabilného symbolu nájde svoju faktúru, označí ju za zaplatenú a uzavrie položku v saldokonte.

Účtovníctvo a dane. Otvorenie kníh s počiatočnými stavmi z minulej závierky, účtovný denník, saldokonto, predvaha, hlavná kniha, dlhodobý majetok s odpismi a účtovná závierka. Priznanie k DPH, kontrolný aj súhrnný výkaz a daň z príjmov odchádzajú v XML podľa vzorov finančnej správy — súbor sa pred stiahnutím overí proti úradnej schéme, takže ho portál neodmietne. Daňový kalendár stráži lehoty.

Plánovanie. Ročný plán sa zostavuje po mesiacoch a kategóriách — tržby, priame náklady, osobné, prevádzkové, odpisy, financovanie, investície. Zadať sa dá v aplikácii alebo vyplniť v Excel šablóne a nahrať späť; šablóna má žlté polia, číselníky kategórií aj stredísk a pri chybe povie, ktorý riadok a prečo neprešiel. Z položiek sa hneď skladá výsledovka: hrubá marža, EBITDA, výsledok pred zdanením aj po ňom a hotovosť, všetko po mesiacoch aj za rok. Z jedného plánu sa jedným krokom odvodí optimistický či pesimistický scenár — stačí povedať, o koľko sa hýbu výnosy a o koľko náklady — a scenáre sa potom porovnávajú vedľa seba vrátane toho, kedy a ako hlboko klesne hotovosť. K riadkom aj k jednotlivým mesiacom sa dajú písať komentáre, takže pri obhajobe plánu netreba pátrať, prečo tam to číslo je.

Finančné riadenie. Plán je len polovica; druhá je, čo sa naozaj stalo. Skutočnosť sa berie priamo z účtovného denníka podľa účtov, ktoré má položka plánu priradené — nič sa neprepisuje ručne. Plán a skutočnosť stoja vedľa seba po kategóriách aj po mesiacoch, s rozdielom v eurách aj v percentách plnenia. Výhľad roka spojí uzavreté mesiace so skutočnosťou a zvyšok doplní plánom, takže kedykoľvek viete, kam rok smeruje. Peňažný tok sa dá pozerať po mesiacoch alebo na trinásť týždňov dopredu a skladá sa zo splatných faktúr oboma smermi, pravidelnej fakturácie, miezd, daňových lehôt a plánu; otázka „čo ak" ukáže, čo sa stane, keď klienti zaplatia o mesiac neskôr a náklady stúpnu o desatinu. Nákladové strediská rozdelia náklady z dokladov, prijatých faktúr aj miezd a porovnajú ich s rozpočtom. Ukazovatele — dokedy vystačí hotovosť, doba inkasa pohľadávok, doba úhrady záväzkov, likvidita, hrubá a čistá marža a mesačné čerpanie hotovosti — sú na jednom mieste a počítajú sa z tých istých dokladov, nie z odhadu. Všetko odchádza do Excelu ako viachárkový zošit so živými vzorcami, ktoré si viete rozobrať, a do PDF reportu pre banku, spoločníkov alebo investora.

Ľudia. Personálna evidencia, pracovné pomery aj dohody, mzdy s odvodmi, daňou a daňovým bonusom, výplatné pásky e-mailom, výkazy do poisťovní, potvrdenia o príjmoch, dovolenky so schvaľovaním a plánom tímu, pracovné cesty s náhradami a nábor nových kolegov.

Klient a komunikácia. V zákazníckom portáli vidí klient postup svojho projektu, svoje faktúry a zadania, ktoré má doplniť, a môže písať priamo do aplikácie. K tomu newsletter, ktorý sa posiela v jazyku, aký si odberateľ vybral.

Rozhranie a AI agenti. Kancelária vie hovoriť aj so strojmi. Okrem bežného rozhrania cez HTTP rozumie protokolu MCP, takže sa na ňu AI agent napojí priamo — dostanete adresu, vytvoríte token a agent vidí faktúry, prijaté doklady, saldokonto, obratovú predvahu, peňažné toky, finančné plány, nákladové strediská aj ukazovatele. Spýtate sa vetou „koľko máme po splatnosti a ako to vyzerá s hotovosťou do konca kvartálu“ a odpoveď je z vašich dokladov, nie z odhadu. S tokenom, ktorý má povolený zápis, vie agent aj založiť úlohu, pridať firmu alebo vystaviť faktúru — číslovanie, splatnosť aj DPH pritom doplní kancelária podľa svojich nastavení, nie agent. Každý token sa dá kedykoľvek zrušiť či obmedziť na čítanie, každé volanie sa zapíše a vidíte, čo cudzí nástroj robil. To isté rozhranie poslúži vlastným skriptom, napojeniu na e-shop alebo na nástroj, ktorý už používate.

Prevádzka. myOffice sa dá mať dvoma spôsobmi. V našom prostredí na myoffice.irx-solutions.com dostanete vlastnú kanceláriu do pár minút od schválenia žiadosti a tridsať dní ju máte nezáväzne na skúšku; každá firma tam má vlastnú databázovú schému aj vlastné úložisko, takže sa do cudzích údajov nedostane nikto. Druhá možnosť je inštalácia na vašu doménu a váš server, kde dáta nie sú u tretej strany vôbec. V oboch prípadoch platí to isté: prihlásenie chráni druhý faktor, zmeny na dokladoch sa zaznamenávajú, zmazané sa dá tridsať dní vrátiť z koša a databáza sa zálohuje. Prístupy sa dajú nastaviť po moduloch, takže účtovníčka vidí účtovníctvo a nie mzdy. Keď sa na niečom zasekneme spolu, do vašej kancelárie vieme na obmedzený čas vstúpiť — vždy pod účtom podpory a vždy tak, že to máte zapísané vo svojej histórii zmien.