myOffice v prevádzke

Malá firma nepotrebuje program na účtovníctvo, druhý na fakturáciu, tretí na mzdy a k tomu Excel na zvyšok. Potrebuje jedno miesto, kde na seba veci nadväzujú. Presne tak je myOffice postavené: každý údaj sa zadáva raz a ďalej sa už len použije.

Obchod a klienti. Dopyt z webu, cenová ponuka, po odsúhlasení projekt s fázami, úlohami a tímom. K tomu evidencia firiem a kontaktov, zmluvy so strážením výpovedných lehôt a dokumenty v priečinkoch podľa firiem — vrátane elektronického podpisu priamo v aplikácii.

Práca a čas. Úlohy, výkaz práce so stopkami, vyťaženie tímu a rozpočet projektu. Odpracované hodiny sa jedným krokom preklopia do faktúry. Spolupracovníkom na živnosť sa sleduje mesačný strop, takže je vidieť, koľko ešte môžu odrobiť.

Fakturácia a banka. Vydané faktúry viacjazyčne a vo viacerých menách, prijaté faktúry so schvaľovaním, predfaktúry, pravidelná fakturácia a upomienky. Banka načíta výpis alebo sa napojí priamo na účet; platba si podľa variabilného symbolu nájde svoju faktúru, označí ju za zaplatenú a uzavrie položku v saldokonte.

Účtovníctvo a dane. Otvorenie kníh s počiatočnými stavmi z minulej závierky, účtovný denník, saldokonto, predvaha, hlavná kniha, dlhodobý majetok s odpismi a účtovná závierka. Priznanie k DPH, kontrolný aj súhrnný výkaz a daň z príjmov odchádzajú v XML podľa vzorov finančnej správy — súbor sa pred stiahnutím overí proti úradnej schéme, takže ho portál neodmietne. Daňový kalendár stráži lehoty.

Financie a plán. Účtovníctvo hovorí, čo sa stalo; finančné plánovanie sa pozerá dopredu. Ročný plán po mesiacoch a kategóriách sa zostaví v aplikácii alebo vyplní v Excel šablóne a nahrá späť. Z položiek vzniká výsledovka — hrubá marža, EBITDA, výsledok a hotovosť — a z jedného plánu sa jedným krokom odvodí optimistický či pesimistický scenár. Cash-flow po mesiacoch alebo na 13 týždňov skladá výhľad zo splatných faktúr, paušálov, miezd, daňových lehôt a plánu; „čo ak“ ukáže, čo sa stane, keď klienti zaplatia neskôr a náklady stúpnu. Nákladové strediská rozdelia náklady z dokladov, prijatých faktúr a miezd a porovnajú ich s rozpočtom, plán a skutočnosť sa sledujú po mesiacoch, výhľad roka spája uzavreté mesiace s plánom a ukazovatele — runway, DSO, DPO, likvidita, marže — sú na jednom mieste. Všetko odchádza do Excelu ako viachárkové zošity so živými vzorcami a do PDF reportu pre banku či spoločníkov.

Ľudia. Personálna evidencia, pracovné pomery aj dohody, mzdy s odvodmi, daňou a daňovým bonusom, výplatné pásky e-mailom, výkazy do poisťovní, potvrdenia o príjmoch, dovolenky so schvaľovaním a plánom tímu, pracovné cesty s náhradami a nábor nových kolegov.

Klient a komunikácia. V zákazníckom portáli vidí klient postup svojho projektu, svoje faktúry a zadania, ktoré má doplniť, a môže písať priamo do aplikácie. K tomu newsletter, ktorý sa posiela v jazyku, aký si odberateľ vybral.

Prevádzka. Aplikácia beží na vašej doméne a vašom účte — dáta nie sú u tretej strany. Prihlásenie chráni druhý faktor, zmeny na dokladoch sa zaznamenávajú, zmazané sa dá tridsať dní vrátiť z koša a databáza sa zálohuje. Prístupy sa dajú nastaviť po moduloch, takže účtovníčka vidí účtovníctvo a nie mzdy.