myOffice im Einsatz

Ein kleines Unternehmen braucht nicht ein Programm für die Buchhaltung, ein zweites für Rechnungen, ein drittes für Löhne und dazu Excel für den Rest. Es braucht einen Ort, an dem alles ineinandergreift. Genau so ist myOffice gebaut: jede Angabe wird einmal erfasst und danach nur noch verwendet.

Vertrieb und Kunden. Anfrage aus dem Web, Angebot, nach der Zusage ein Projekt mit Phasen, Aufgaben und Team. Dazu Firmen und Kontakte, Verträge mit Überwachung der Kündigungsfristen und Dokumente in Ordnern je Firma — samt elektronischer Signatur direkt in der Anwendung.

Arbeit und Zeit. Aufgaben, Zeiterfassung mit Stoppuhr, Auslastung des Teams und Projektbudget. Erfasste Stunden werden in einem Schritt zur Rechnung. Bei freien Mitarbeitern wird das Monatsbudget überwacht, sodass sichtbar ist, wie viel sie noch leisten können.

Rechnungen und Bank. Ausgangsrechnungen mehrsprachig und in mehreren Währungen, Eingangsrechnungen mit Freigabe, Proformarechnungen, wiederkehrende Rechnungen und Mahnungen. Die Bank liest den Kontoauszug ein oder wird direkt angebunden; die Zahlung findet über den Verwendungszweck ihre Rechnung, setzt sie auf bezahlt und schließt den offenen Posten.

Buchhaltung und Steuern. Eröffnung der Bücher mit den Anfangsbeständen des Vorjahres, Journal, Offene-Posten-Verwaltung, Summen- und Saldenliste, Hauptbuch, Anlagevermögen mit Abschreibungen und Jahresabschluss. Umsatzsteuererklärung, Kontroll- und Zusammenfassende Meldung sowie die Ertragsteuer gehen als XML nach den Vorlagen der slowakischen Finanzverwaltung hinaus — die Datei wird vor dem Download gegen das amtliche Schema geprüft. Ein Steuerkalender überwacht die Fristen.

Planung. Der Jahresplan entsteht nach Monaten und Kategorien — Umsatz, direkte Kosten, Personal, Betrieb, Abschreibungen, Finanzierung, Investitionen. Erfassen können Sie ihn in der Anwendung oder in einer Excel-Vorlage, die Sie wieder hochladen; die Vorlage hat gelbe Felder, Schlüsselverzeichnisse für Kategorien und Kostenstellen und sagt bei einem Fehler, welche Zeile warum nicht durchging. Aus den Positionen entsteht sofort die Ergebnisrechnung: Rohmarge, EBITDA, Ergebnis vor und nach Steuern und Liquidität, nach Monaten und fürs Jahr. Aus einem Plan wird in einem Schritt ein optimistisches oder pessimistisches Szenario — Sie sagen nur, um wie viel sich Erlöse und Kosten bewegen — und die Szenarien stehen danach nebeneinander, samt der Frage, wann und wie tief die Liquidität fällt. Zu Zeilen und einzelnen Monaten lassen sich Kommentare schreiben.

Controlling. Der Plan ist die eine Hälfte, die andere ist, was tatsächlich passiert ist. Das Ist kommt direkt aus dem Journal über die Konten, die der Planposition zugeordnet sind — nichts wird abgetippt. Plan und Ist stehen nach Kategorien und nach Monaten nebeneinander, mit der Abweichung in Euro und in Prozent. Die Jahresvorschau verbindet abgeschlossene Monate mit dem Ist und füllt den Rest mit dem Plan. Den Cashflow sehen Sie nach Monaten oder dreizehn Wochen voraus, zusammengesetzt aus fälligen Rechnungen beider Richtungen, Daueraufträgen, Löhnen, Steuerfristen und Plan; die Frage „Was wäre wenn" zeigt, was passiert, wenn Kunden einen Monat später zahlen und die Kosten um ein Zehntel steigen. Kostenstellen verteilen die Kosten aus Belegen, Eingangsrechnungen und Löhnen und vergleichen sie mit dem Budget. Kennzahlen — Runway, DSO, DPO, Liquidität, Roh- und Nettomarge, Burn Rate — stehen an einem Ort und rechnen sich aus denselben Belegen. Alles geht als mehrblättrige Excel-Mappe mit lebenden Formeln hinaus und als PDF-Bericht für Bank, Gesellschafter oder Investor.

Menschen. Personalakten, Arbeitsverträge und Werkverträge, Löhne mit Abgaben, Steuer und Steuerbonus, Lohnzettel per E-Mail, Meldungen an die Versicherungen, Einkommensbescheinigungen, Urlaub mit Freigabe und Teamplan, Dienstreisen mit Spesen und die Bewerberverwaltung.

Kunde und Kommunikation. Im Kundenportal sieht der Kunde den Stand seines Projekts, seine Rechnungen und die Angaben, die er noch liefern soll, und kann direkt in der Anwendung schreiben. Dazu ein Newsletter, der in der Sprache verschickt wird, die der Empfänger gewählt hat.

Schnittstelle und KI-Agenten. Das Büro spricht auch mit Maschinen. Neben der gewöhnlichen HTTP-Schnittstelle versteht es das MCP-Protokoll, ein KI-Agent lässt sich also direkt anbinden — Sie erhalten die Adresse, erzeugen ein Token, und der Agent sieht Rechnungen, Eingangsbelege, offene Posten, Summen- und Saldenliste, Cashflow, Finanzpläne, Kostenstellen und Kennzahlen. Sie fragen in einem Satz „wie viel ist überfällig und wie sieht die Liquidität bis Quartalsende aus“ und die Antwort kommt aus Ihren Belegen, nicht aus einer Schätzung. Mit einem Token, das schreiben darf, legt der Agent auch eine Aufgabe an, fügt eine Firma hinzu oder stellt eine Rechnung aus — Nummernkreis, Fälligkeit und Umsatzsteuer ergänzt dabei das Büro nach seinen Einstellungen, nicht der Agent. Jedes Token lässt sich jederzeit widerrufen oder auf Lesen beschränken, jeder Aufruf wird protokolliert. Dieselbe Schnittstelle dient eigenen Skripten oder der Anbindung an Werkzeuge, die Sie schon nutzen.

Betrieb. myOffice gibt es auf zwei Wegen. In unserer Umgebung unter myoffice.irx-solutions.com steht Ihr eigenes Büro wenige Minuten nach der Freigabe bereit und Sie haben es dreißig Tage unverbindlich zum Testen; jedes Unternehmen hat dort ein eigenes Datenbankschema und einen eigenen Speicher, fremde Daten sieht niemand. Der zweite Weg ist die Installation auf Ihrer Domain und Ihrem Server, wo die Daten gar nicht erst zu Dritten gelangen. In beiden Fällen gilt dasselbe: Die Anmeldung schützt ein zweiter Faktor, Änderungen an Belegen werden protokolliert, Gelöschtes lässt sich dreißig Tage aus dem Papierkorb zurückholen und die Datenbank wird gesichert. Rechte lassen sich je Modul vergeben, die Buchhalterin sieht also die Buchführung und nicht die Löhne. Wenn wir etwas gemeinsam klären müssen, können wir Ihr Büro zeitlich begrenzt öffnen — immer unter einem Support-Konto und immer so, dass es in Ihrer Änderungshistorie steht.