myOffice im Einsatz

Ein kleines Unternehmen braucht nicht ein Programm für die Buchhaltung, ein zweites für Rechnungen, ein drittes für Löhne und dazu Excel für den Rest. Es braucht einen Ort, an dem alles ineinandergreift. Genau so ist myOffice gebaut: jede Angabe wird einmal erfasst und danach nur noch verwendet.

Vertrieb und Kunden. Anfrage aus dem Web, Angebot, nach der Zusage ein Projekt mit Phasen, Aufgaben und Team. Dazu Firmen und Kontakte, Verträge mit Überwachung der Kündigungsfristen und Dokumente in Ordnern je Firma — samt elektronischer Signatur direkt in der Anwendung.

Arbeit und Zeit. Aufgaben, Zeiterfassung mit Stoppuhr, Auslastung des Teams und Projektbudget. Erfasste Stunden werden in einem Schritt zur Rechnung. Bei freien Mitarbeitern wird das Monatsbudget überwacht, sodass sichtbar ist, wie viel sie noch leisten können.

Rechnungen und Bank. Ausgangsrechnungen mehrsprachig und in mehreren Währungen, Eingangsrechnungen mit Freigabe, Proformarechnungen, wiederkehrende Rechnungen und Mahnungen. Die Bank liest den Kontoauszug ein oder wird direkt angebunden; die Zahlung findet über den Verwendungszweck ihre Rechnung, setzt sie auf bezahlt und schließt den offenen Posten.

Buchhaltung und Steuern. Journal, Offene-Posten-Verwaltung, Summen- und Saldenliste, Hauptbuch, Anlagevermögen mit Abschreibungen und Jahresabschluss. Umsatzsteuererklärung, Kontroll- und Zusammenfassende Meldung sowie die Ertragsteuer gehen als XML nach den Vorlagen der slowakischen Finanzverwaltung hinaus — die Datei wird vor dem Download gegen das amtliche Schema geprüft. Ein Steuerkalender überwacht die Fristen.

Menschen. Personalakten, Arbeitsverträge und Werkverträge, Löhne mit Abgaben, Steuer und Steuerbonus, Lohnzettel per E-Mail, Meldungen an die Versicherungen, Einkommensbescheinigungen, Urlaub mit Freigabe und Teamplan, Dienstreisen mit Spesen und die Bewerberverwaltung.

Kunde und Kommunikation. Im Kundenportal sieht der Kunde den Stand seines Projekts, seine Rechnungen und die Angaben, die er noch liefern soll, und kann direkt in der Anwendung schreiben. Dazu ein Newsletter, der in der Sprache verschickt wird, die der Empfänger gewählt hat.

Betrieb. Die Anwendung läuft auf Ihrer Domain und Ihrem Konto — die Daten liegen nicht bei Dritten. Die Anmeldung schützt ein zweiter Faktor, Änderungen an Belegen werden protokolliert, Gelöschtes lässt sich dreißig Tage aus dem Papierkorb zurückholen und die Datenbank wird gesichert. Rechte lassen sich je Modul vergeben, die Buchhalterin sieht also die Buchführung und nicht die Löhne.