iRX WorkSphere im Einsatz

Fehlt auf Station eine Pflegekraft, geht ein Formular auf die Reise. Die Leitung füllt es in Excel aus, schickt es per E-Mail weiter, irgendwo bleibt es liegen, und drei Wochen später weiß niemand mehr, wo. Währenddessen ist unklar, ob die Stelle überhaupt im Stellenplan steht und wie viele Vollkräfte dort noch frei sind.

Die Anwendung bringt beides zusammen. Der Stellenplan hält die Positionen mit den geplanten Vollkräften; der Antrag hängt sich an eine Position, und schon beim Ausfüllen ist zu sehen, was dort übrig bleibt, wenn Besetzung, Genehmigungen und laufende Anträge abgezogen sind. Ein Antrag ohne Bezug zum Plan wird als zusätzliche Stelle geführt — auch das ist eine Aussage und kein Fehler.

Die drei Antragsarten folgen der Praxis im Haus: Einstellung, Arbeitnehmerüberlassung und Personalvermittlung. Jede hat ihre eigenen Felder — bei der Überlassung etwa die Erlaubnis nach AÜG, die Überlassungshöchstdauer und Equal Pay, bei der Vermittlung das Honorar und die bisherigen Besetzungsversuche.

Den Genehmigungsweg legt das Haus selbst fest, je Antragsart getrennt: welche Schritte es gibt, ab welcher Rolle, wann eine Begründung Pflicht ist und ob ein Schritt am eigenen Antrag möglich sein soll. Geht der Weg nicht auf, sagt es die Anwendung — wenn aus dem Entwurf nichts herausführt oder eine Entscheidung nicht mehr erreichbar ist. Wer den Antrag gestellt hat, entscheidet nicht über ihn.

Nach der Genehmigung wird gemeldet, wer wann angefangen hat. Der Stellenplan rechnet die Vollkräfte selbst dazu; seine Zahlen hängen damit nicht mehr davon ab, ob sie jemand regelmäßig nachträgt. Den Stellenplan selbst übernimmt die Anwendung aus der Tabelle, die das Haus ohnehin führt — die Spalten erkennt sie an der Kopfzeile, und vor dem Schreiben steht eine Vorschau.

Zum Antrag gehören Papiere: die Stellenbeschreibung, das Angebot des Verleihers, der Beschluss eines Gremiums. Sie hängen direkt daran und liegen außerhalb des Webverzeichnisses. Für die Personalakte lässt sich der Antrag ausdrucken, mitsamt dem Weg, den er genommen hat.

Über die Schritte geht Post: beim Einreichen an die Genehmiger, bei Rückfrage und Entscheidung an den Antragsteller. Einmal täglich erinnert die Anwendung an das, was länger als zwei Wochen liegt. Wer keine Post will, stellt sie ab.

Das Controlling hat seine eigene Sicht: was in diesem Jahr genehmigt wurde und was noch aussteht, nach Klinik und Dienstart, mit dem Verlauf über die Monate und getrennt ausgewiesenen Stellen außerhalb des Plans. Die Antragsliste lässt sich als Tabelle ausgeben.

Eine Installation trägt einen Konzern mit mehreren Häusern. Kein Haus sieht die Daten eines anderen, der Benutzer wechselt oben zwischen ihnen, und ein Genehmiger lässt sich auf seine Kliniken beschränken. Wer welche Anträge sieht, ist einstellbar — das ganze Haus, die eigenen Kliniken oder nur die selbst gestellten. Die Anmeldung lässt sich mit einem zweiten Faktor sichern, und ein Haus kann ihn von allen verlangen.