iRX WorkSphere v prevádzke

Keď na oddelení chýba sestra, začne kolovať formulár. Vedúca ho vyplní v tabuľke, pošle ho e-mailom, ten sa niekde zastaví a o tri týždne sa nikto nevie dopátrať, kde. Medzitým nikto presne nevie, či to miesto vôbec je v pláne pracovných miest a koľko úväzkov naň ešte ostáva.

Aplikácia dá tieto dve veci dokopy. Plán drží jednotlivé miesta s plánovanými úväzkami; žiadosť sa naviaže na konkrétne miesto a hneď pri vypĺňaní je vidieť, koľko naň ostáva po odpočítaní obsadených, schválených aj práve prebiehajúcich žiadostí. Žiadosť bez väzby na plán sa vedie ako miesto nad rámec plánu — aj to je informácia, nie chyba.

Druhy žiadostí sú tri a zodpovedajú tomu, ako sa v nemocnici obsadzuje: prijatie do pracovného pomeru, dočasné pridelenie zamestnanca cez agentúru a sprostredkovanie. Každá má svoje polia — pri dočasnom pridelení napríklad povolenie podľa nemeckého zákona o dočasnom prideľovaní zamestnancov, najdlhšiu prípustnú dobu pridelenia a dátum, od ktorého patrí pridelenému zamestnancovi rovnaká odmena ako kmeňovým; pri sprostredkovaní honorár a to, čo sa predtým skúsilo.

Schvaľovaciu cestu si nemocnica nastaví sama, pre každý druh žiadosti zvlášť: aké kroky existujú, od akej role, kedy je odôvodnenie povinné a či sa krok dá urobiť na vlastnej žiadosti. Aplikácia upozorní, keď cesta nedáva zmysel — keď z rozpracovanej žiadosti nevedie cesta von alebo keď sa rozhodnutie nedá dosiahnuť. Kto žiadosť podal, o nej nerozhoduje.

Po schválení sa nahlási, kto a odkedy nastúpil. Plán si obsadené úväzky priráta sám, takže čísla v ňom nezávisia od toho, či ich niekto pravidelne prepisuje. Samotný plán sa dá prevziať z tabuľky, ktorú nemocnica už vedie — stĺpce sa rozpoznajú podľa záhlavia a pred zápisom je náhľad.

K žiadosti patria papiere: popis pracovného miesta, ponuka agentúry, uznesenie grémia. Prikladajú sa priamo k nej a ležia mimo webového priečinka. Žiadosť sa dá vytlačiť pre spis aj s celou cestou, kto a kedy o nej rozhodol.

O krokoch chodí e-mail — pri podaní schvaľovateľom, pri doplnení a rozhodnutí žiadateľovi. Raz denne odíde pripomienka na to, čo leží dlhšie než dva týždne. Kto nechce poštu, vypne si ju.

Ekonomický útvar má vlastný pohľad: čo sa tento rok schválilo a čo ešte leží, po klinikách a profesijných skupinách, s priebehom po mesiacoch a s odlíšením miest nad rámec plánu. Zoznam žiadostí sa dá vyviezť do tabuľky.

Jedna inštalácia unesie koncern s viacerými nemocnicami. Údaje jednej nemocnice druhá nevidí, používateľ sa medzi nimi prepína hore a schvaľovateľa možno obmedziť len na jeho kliniky. Kto vidí ktoré žiadosti, sa nastavuje — celá nemocnica, vlastné kliniky alebo len vlastné žiadosti. Prihlásenie sa dá chrániť druhým faktorom a nemocnica ho môže vyžadovať od všetkých.